Regulamin świadczenia usług

Platforma BezpieczneFaktury (dalej: „Serwis" lub „Platforma") to usługa SaaS (Software as a Service) umożliwiająca przedsiębiorcom przetwarzanie faktur elektronicznych, analizę ryzyka kontrahentów, integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) oraz zarządzanie dokumentacją finansową.

Usługodawca jest wpisany do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy KRS.

W ramach Serwisu Usługodawca świadczy na rzecz Użytkowników następujące usługi drogą elektroniczną:

1. Rejestracja i zarządzanie kontem – tworzenie konta, logowanie, zarządzanie profilem użytkownika i organizacji, obsługa hasła i sesji.
2. Wczytywanie i przetwarzanie faktur – przesyłanie plików XML (format KSeF), ich parsowanie, ekstrakcja danych, walidacja struktury oraz przechowywanie w bazie danych.
3. Integracja z KSeF – pobieranie faktur elektronicznych z Krajowego Systemu e-Faktur Ministerstwa Finansów na podstawie danych dostępowych przekazanych przez Użytkownika.
4. Analiza ryzyka kontrahentów – automatyczne wykrywanie anomalii, duplikatów faktur, zmian rachunków bankowych oraz generowanie wskaźników ryzyka. Wyniki analizy mają charakter wyłącznie informacyjny.
5. Zarządzanie kontrahentami – przechowywanie, przeglądanie i kategoryzacja danych kontrahentów, historia transakcji, eksport danych.
6. Przechowywanie dokumentów – udostępnianie podglądu faktur (PDF/XML), pobieranie plików źródłowych.
7. Raporty i eksport danych – generowanie raportów ryzyka, eksport do formatu CSV.
8. Subskrypcja i rozliczenia – zarządzanie planem abonamentowym, obsługa płatności, wystawianie potwierdzeń.

Usługodawca zastrzega sobie prawo do rozszerzania, modyfikowania lub wycofywania poszczególnych funkcji Serwisu, z zachowaniem praw Użytkowników wynikających z aktywnych Subskrypcji.

1. Usługodawca zobowiązuje się do dołożenia należytej staranności w celu zapewnienia ciągłości i poprawności działania Serwisu, jednak nie gwarantuje nieprzerwanego dostępu do Serwisu. Przerwy techniczne, w szczególności związane z konserwacją, aktualizacją lub awariami, nie stanowią podstawy do roszczeń odszkodowawczych.
2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z:
   • nieprawidłowych, niekompletnych lub fałszywych danych wprowadzonych przez Użytkownika,
   • niedostępności lub błędów zewnętrznych systemów, w tym KSeF Ministerstwa Finansów,
   • działania lub zaniechania podmiotów trzecich (operatorów sieci, dostawców usług płatniczych),
   • siły wyższej (zdarzenia losowe, klęski żywiołowe, działania wojenne, cyberataki na infrastrukturę zewnętrzną),
   • decyzji biznesowych podjętych przez Użytkownika na podstawie wyników analizy ryzyka generowanych przez Serwis.
3. Wyniki analizy ryzyka (risk score, flagi, raporty) są generowane automatycznie i mają charakter wyłącznie informacyjny i pomocniczy. Nie stanowią porady prawnej, podatkowej ani finansowej. Ostateczna ocena i decyzja należy zawsze do Użytkownika.
4. Całkowita odpowiedzialność Usługodawcy wobec Użytkownika z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy jest ograniczona do kwoty opłat uiszczonych przez Użytkownika w ciągu 3 miesięcy poprzedzających zdarzenie powodujące szkodę, chyba że szkoda wynikła z winy umyślnej Usługodawcy.
5. Ograniczenia odpowiedzialności, o których mowa powyżej, nie dotyczą konsumentów w zakresie, w jakim przepisy prawa bezwzględnie obowiązującego nie dopuszczają takich ograniczeń.

1. Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za treści i dane wprowadzane do Serwisu, w szczególności za prawdziwość, kompletność i legalność wczytywanych faktur oraz danych kontrahentów.
2. Użytkownik odpowiada za wszelkie działania podejmowane za pośrednictwem swojego Konta, w tym działania osób, którym udostępnił dane dostępowe.
3. W przypadku naruszenia przez Użytkownika postanowień Regulaminu lub przepisów prawa, Użytkownik zobowiązany jest do naprawienia szkody wyrządzonej Usługodawcy lub osobom trzecim na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego.
4. Użytkownik zapewnia, że posiada wszelkie uprawnienia niezbędne do przetwarzania danych osobowych zawartych w wczytywanych dokumentach (w tym danych pracowników, kontrahentów) i że przetwarzanie tych danych za pośrednictwem Serwisu jest zgodne z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych.
5. Użytkownik ponosi odpowiedzialność za prawidłowe skonfigurowanie dostępu do KSeF i za ważność przekazywanych danych uwierzytelniających.

1. Wszelkie prawa własności intelektualnej do Serwisu, w tym kod źródłowy, projekt graficzny, interfejs użytkownika, logotypy, znaki towarowe i dokumentacja, są własnością Usługodawcy lub podmiotów, które udzieliły Usługodawcy licencji. Są one chronione przepisami prawa autorskiego i praw pokrewnych, prawa o znakach towarowych oraz innymi przepisami o ochronie własności intelektualnej.
2. Usługodawca udziela Użytkownikowi niewyłącznej, niezbywalnej, ograniczonej licencji na korzystanie z Serwisu wyłącznie w zakresie niezbędnym do korzystania z usług opisanych w Regulaminie, przez czas trwania Umowy.
3. Licencja, o której mowa w ust. 2, nie obejmuje w szczególności:
   • kopiowania, modyfikowania lub tworzenia dzieł zależnych na bazie Serwisu,
   • odtwarzania wstecznego (reverse engineering), dekompilowania lub dezasemblowania kodu,
   • usuwania lub modyfikowania oznaczeń praw autorskich lub informacji o prawach własności,
   • sublicencjonowania lub odsprzedaży dostępu do Serwisu.
4. Dane i dokumenty przesyłane przez Użytkownika (faktury, dane kontrahentów) pozostają własnością Użytkownika lub jego kontrahentów. Użytkownik udziela Usługodawcy ograniczonej licencji na przetwarzanie tych danych wyłącznie w celu świadczenia usług.
5. Opinie, sugestie i informacje zwrotne przekazywane przez Użytkowników mogą być przez Usługodawcę wykorzystywane do ulepszania Serwisu bez obowiązku wynagrodzenia.

Zasady przetwarzania danych osobowych Użytkowników i osób fizycznych, których dane są zawarte w przetwarzanych dokumentach, opisane są szczegółowo w Polityce Prywatności, stanowiącej integralną część niniejszego Regulaminu.

Korzystając z Serwisu, Użytkownik przyjmuje do wiadomości, że:

• Usługodawca przetwarza dane osobowe jako administrator danych w odniesieniu do danych Użytkowników i ich pracowników.
• W zakresie danych zawartych w fakturach i dokumentach, Usługodawca działa jako podmiot przetwarzający na polecenie Użytkownika (który jest administratorem tych danych), na podstawie odrębnej umowy powierzenia przetwarzania danych (DPA), dostępnej na żądanie pod adresem privacy@riskguard.pl.
• Użytkownik, przetwarzając za pośrednictwem Serwisu dane osobowe swoich kontrahentów lub pracowników, jest odpowiedzialny za posiadanie właściwej podstawy prawnej tego przetwarzania zgodnie z RODO.

1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu z ważnych przyczyn, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, zmian zakresu świadczonych usług, decyzji organów regulacyjnych lub względów bezpieczeństwa.
2. O każdej zmianie Usługodawca informuje Użytkowników z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem przed wejściem zmiany w życie, wysyłając powiadomienie na adres e-mail powiązany z Kontem oraz wyświetlając stosowny komunikat w Serwisie.
3. Jeżeli Użytkownik nie zgadza się z treścią zmienionego Regulaminu, ma prawo wypowiedzieć umowę przed datą wejścia zmian w życie, usuwając Konto lub kontaktując się z Usługodawcą. Kontynuowanie korzystania z Serwisu po dacie wejścia zmian w życie oznacza akceptację nowego Regulaminu.
4. Zmiany nie będą miały wstecznego skutku wobec praw nabytych przez Użytkownika przed datą ich wejścia w życie.

1. Prawo właściwe. Niniejszy Regulamin podlega prawu polskiemu. W kwestiach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają w szczególności przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy UŚUDE oraz RODO.
2. Właściwość sądów. Wszelkie spory wynikające z Umowy lub związane z Regulaminem będą rozstrzygane przez sąd właściwy miejscowo i rzeczowo zgodnie z przepisami prawa polskiego. W przypadku Użytkowników będących konsumentami właściwość sądu ustalana jest według przepisów Kodeksu postępowania cywilnego, z zachowaniem praw konsumenta do wniesienia powództwa przed sąd właściwy dla miejsca ich zamieszkania.
3. Separowalność. Jeżeli którekolwiek z postanowień Regulaminu zostanie uznane za nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy. Nieważne lub bezskuteczne postanowienie zostanie zastąpione przepisem prawa najbliższym celowi danego postanowienia.
4. Język. Regulamin jest sporządzony w języku polskim, który jest językiem wiążącym dla jego interpretacji.
5. Całość porozumienia. Regulamin wraz z Polityką Prywatności i ewentualnymi warunkami szczegółowymi danego Planu stanowią całość porozumienia między Stronami, zastępując wszelkie wcześniejsze ustalenia w tym zakresie.
6. Kontakt. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem oraz wszelkich pytaniach prosimy o kontakt pod adresem legal@bezpiecznefaktury.pl.